Videosorveglianza

Questa procedura ha lo scopo di sostenere e documentare l'analisi dei trattamenti che hanno ad oggetto dati derivanti dall'uso di apparecchiature CCTV e dispositivi di posizionamento GPS da parte dell'organizzazione, in relazione ai principi generali della protezione dei dati e alle esigenze settoriali, ad esempio la tutela dei diritti dei lavoratori. 
La Procedura per videosorveglianza e GPS si compone di due schede, la prima é un elenco che riporta i dati fondamentali per individuare il trattamento e coglierne lo stato e i punti salienti, la seconda riporta tutti i dati di dettaglio.

I campi riportati nella scheda elenco si riportano automaticamente i dati della scheda di dettaglio, dunque non serve alcuna compilazione.

La procedura richiede innanzi tutto di selezionare il trattamento cui la scheda si riferisce da un menu a tendina, e poi di descrivere i dati, quanto al modo di acquisizione, allo scopo per cui sono trattati, ecc.; successivamente, si compila la sezione Campo di applicazione, che serve a stabilire con scelte SI/NO se si è effettivamente in presenza di un trattamento di videosorveglianza o rilevamento di dati di localizzazione, o di altri trattamenti equiparabili.

Le scelte sono supportate dalle descrizioni evocabili cliccando su ciascuna targhetta verde, da questo manuale e dall'aiuto in linea azionabile tramite il pulsante "chat" presente nell'intestazione.

A seconda delle scelte operate, un indicatore consiglia di procedere o meno alla sezione successiva; un grande campo "Osservazioni" consente all'operatore di documentare e puntualizzare ogni elemento particolare che ritenga utile evidenziare a supporto delle scelte fatte.

L'esame della sussistenza dei presupposti di liceità del trattamento e del rispetto delle modalità e limitazioni prescritte è anch'esso implementato con scelte SI/NO, che sono supportate dalle descrizioni evocabili cliccando su ciascuna targhetta verde, da questo manuale e dall'aiuto in linea azionabile tramite il pulsante "chat" presente nell'intestazione; a seconda delle risposte si attivano indicatori che suggeriscono le azioni da compiere.

Anche qui un grandi campi "Osservazioni" consentono all'operatore di documentare e puntualizzare ogni elemento particolare che ritenga utile evidenziare a supporto delle scelte fatte.

In esito all'esame compiuto, un indicatore colorato conferma se il trattamento è possibile e lecito, e si può passare agli adempimenti da curare per procedervi.

Nella scheda sono infatti implementati altri opportuni collegamenti logici con le Obblighi ed adempimenti da curare: la valutazione di impatto sulla protezione dei dati, le informative da fornire agli interessati, il controllo del rispetto dei termini di conservazione e gli accordi con le rappresentanze sindacali o i competenti organi di vigilanza ove prescritti. 

Gli interessati, infatti, vanno sempre informati del trattamento che li riguarda: questo indicatore consente di ricordare e documentare che le informative dovute sono state date, e consente anche un collegamento diretto con la relativa cartella contenente i testi delle informative in questione ed i documenti attestanti la loro regolare apposizione.

D'altro canto, la particolarità dei dati trattati consiglia di effettuare una valutazione d'impatto preliminare al trattamento; è dunque presente un indicatore della avvenuta effettuazione di tale importante analisi, che consente di documentare l'accountability dell'organizzazione anche a tale riguardo, mentre la pressione del pulsante  consente l'immediato collegamento al relativo registro.